Profesionalisme Dalam Kantor

PENDAHULUAN

Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Operasional kantor yang profesional  sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya. Dalam Operasional kantor, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju.

Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan menuntut suatu organisasi harus bekerja secara profesional. Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara bagaimana menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Luas sempitnya pekerjaan kantor berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksana tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok. Pekerjaan kantor mempunyai peranan dalam kehidupan dan perkembangan organisasi. Sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen. Dalam menyelenggarakan kegiatan, perlu adanya pencatatan yang cermat dan pengelolaan arsip secara tertib guna penilaian atau penyusunan program pengembangan lebih lanjut. 

Pengertian Kantor

Apa itu kantor? Yang dimaksud dengan Kantor adalah jika secara etimologis istilah Kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara statis.

Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit imerupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha.

Menurut Sedarmayanti (2009:1-2) pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapi tujuan secara berhasil diperlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis. Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang  pimpinan yang dapat memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar kegiatan dalam bekerjasama tujuan dapat terarah dan jelas. Selain itu, gerak dan dinamika suatu organisasi tidak dapat lepas hubungannya dengan kegiatan organisasi lain serta lingkungannya. Oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebutuhan akan tersediannya informasi. 

Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam suatu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang. Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor adalah tempat diselengarakannya kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, menyimpan sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

Fungsi Kantor

Menurut Denyer dalam Sedarmayanti (2009:3-4) fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komuniaksi dan warkat yang secara rinci adalah :

a.   Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan, dan sebagainya).

b.   Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga, dan catatan-catatan kepegawaian)

c. Untuk menyusun keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya.

d. Untuk memberi keterangan (misalnya : faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya).

e.   Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya.

Sementara itu,menurut Sedarmayanti (2009:4) kantor mempunyai fungsi antara lain :

a. Sebagai alat penyambung panca indera bagi pimpinan.

b. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan.

c.  Membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem manajemen prosedur dan metoda kerja.

d.  Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan dan melaksanakan kegiatan mencapai tujuan organisasi yang berdaya guna.

Kesimpulan yang dapat diambil adalah kantor merupakan tempat kegiatan catat-mencatat suatu organisasi dalam mencapai suatu tujuannya. (Sedarmayanti : 2009) 

Hakekat Pekerjaan Kantor

Menurut Sedarmayanti (2009:4-5) hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut :

1.      Mengumpulkan atau menghitung keterangan

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.

2.      Mencatat Keterangan

Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan aberbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehinggawujud keterangan dapat langsung siap pakai.

3.      Mengolah keterangan

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4.      Menggandakan keterangan

Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Mengirim keterangan

Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6.      Menyimpan keterangan

Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis dan aman.

Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor

Menurut Sedarmayanti (2009:6) ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :

1. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan. Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sempit lingkup usahanya.
2. Sifat atau jenis usaha suatu kantor. 

Menurut Sedarmayanti (2009:7) pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor, dapat berupa:

1. Pekerjaan tulis menulis.

2. Ketatausahaan.

3. Ketatausahaan ditambah dengan kegiatan.

Sedangkan Menurut William H. Leffingwell dan Edwin M Robinson dalam Sedarmayanti (2009:7) pekerjaan kantor meliputi :

1. Menerima, mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan.

2. Membuat rekening.

3. Surat menyurat, mendikte, mengetik.

4. Menyimpan warkat.

5.Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.

Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan ruang lingkup  pekerjaan kantor meliputi kegiatan catat-mencatat, ketatusahaan, surat-menyurat yang dilakukan dalam suatu organisasi (Sedarmayanti: 2009, William H.Leffingwell dan Edwin M Robinson dalam Sedarmayanti: 2009).

Kegiatan Kantor

Menurut Laksmi, dll. (2008:87) kegiatan perkantoran terdiri dari :

1. Mengelola data dan informasi kantor 

Bagian ini menjelaskan tentang mengelola data kantor, yaitu catatan dan laporan kantor, surat dan alur korespondensinya, serta formulis kantor. Data kantor yang lain, yaitu arsip.

2. Catatan dan Laporan Kantor 

Pengertian catatan kantor adalah laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-kejadian untuk disimpan. Dengan demikian, catatan kantor bisa disebut sebagai data dan digunakan pada setiap fase kegiatan sebagai dasar untuk menarik kesimpulan. Jenis catatan kantor yang utama dan yang umumnya dikantor adalah :

a. Catatan-catatan mengenai personalia (personal records). Catatan ini berisi catatan mengenai nama, alamat, usia, status, perkawinan, kebangsaan, pendidikan, dan pengalaman kerja.

b.Catatan-catatan mengenai produksi (productions records). Catatan ini berisi memuat jumlah produk yang dihasilkan dan yang diafkir, jenis bahan, dan jenis mesin.

c. Catatan-catatan mengenai inventaris (inventory records) catatan ini memuat daftar nama dan jumlah artikel dalam persediaan, dan kondisi fisik : ukuran, gaya, lokasi.

d. Catatan-catatan mengenai penjualan (sales records). Catatan ini berisi nama, jumlah dan harga artikel yang dijual, daerah penjualan, alat distribusi.

e. Catatan-catatan mengenai finansial (finansial records). Catatan ini berisi catatan isu-isu mengenai syarat kredit, tanggall pembayaran, jumlah uang yang harus di tagih, data gaji/upah yng harus dibayar, dan kartu waktu (time clock, cards).

Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor

Safitri, N.R. (2013) Jenis-jenis kantor terdiri dari :

a. Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.  Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media

c.  Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d.  Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e.  Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f.  Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g.  Menghitung

Contoh:  menghitung  data  penjualan,  keuangan,  dan  jumlah  sarana  dan prasarana

h.  Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Pengertian Operasional

Operasional berasal dari kata operasi yang mempunyai arti menurut Subagyo dalam Sentika (2014) ialah “Kegiatan untuk mengubah bentuk untuk menambah manfaat atau menciptakan manfaat baru dari suatu barang atau jasa”.

Pengertian manajemen operasional menurut Richard L. Daft dalam Sentika (2014) adalah  ”Bidang manajemen yang mengkhususkan pada produksi barang, serta menggunakan alat-alat dan tekhnik-tekhnik khusus untuk memecahkan masalah-masalah produksi.” Menurut Abrams & Laplante (2010)operasional ialah aspek yang penting karena tanpanya, maka tidak ada yang bisa anda kerjakan. 

Jadi,operasional merupakan suatu kegiatan atau berupa teknik-teknik di bidang manajemen untuk menciptakan suatu barang atau manfaat baru. (Subagyo dalam Sentika: 2014, Richard L. Daft dalam Santika: 2014).

Sistem Operasional di Perkantoran

Menurut Laksmi, dll. (2008:53) definisi sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan yang khas (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dll) dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan, dimana dan bilamana dilaksanakan. Sistem perkantoran dilakukan dengan langkah dan cara tertentu, yang berbeda-.beda disetiap kantor. Langkah tersebut disebut prosedur. Prosedur perkantoran adalah suatu rangkaian langkah kerja klerikal (ketatausahaan) yang saling bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang. Prosedur diterima sebagai suatu cara yang tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh.

Komponen – Komponen Pembentuk Manajemen Operasional

Sentika (2014) komponen – komponen manajemen operasional terdiri dari:

1. Aktivitas manajemen

Kita dapat menggunakan pengertian yang lebih praktis dari manajemen yaitusiklus kegiatan merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melakukan perbaikan.Pengertian umum manajemen yang mengandung kegiatan merencanakan,mengorganisasikan, menggerakkan, dan mengendalikan lebih tepat jika digunakan dalamkonteks organisasi secara menyeluruh.

Input - Proses - Output

Proses pasti memiliki input dan output. Input dalapat berupa material, bahan baku, komponen, bahan bakar, uang, tenaga kerja, jam orang, waktu atau sumber daya lainnya. Outputmerupakan hasil dari proses yang dicirikan dengan adanya nilai yang bertambah dariinput yang diterima. Proses dikatakan baik jika mampu memberi nilai tambah pada inputyang diterima. Terlepas apakah hasil aktivitas evaluasi terhadap proses menyatakan baikatau tidak, adanya indikator proses dapat menjadi pemicu aktivitas perbaikan. Hasilnya diharapkan setiap proses dapat menjadi lebih baik, lebih cepat, lebih murah dan/atau lebih aman.

2. Indikator Proses

Indikator proses diturunkan dari tipikal kebutuhan industri: Quality, Cost, Delivery (responsif), dan Safety. Quality menyatakan kualitas yang dapat diterjemahkan sebagai upaya membuat produk dengan lebih baik dari kondisi sebelumnya atau lebih baik dalam pemenuhan spesifikasi. Cost menyatakan ukuran biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu proses. Suatu proses makin baik bila memerlukan biaya lebih murahdengan output yang sama. Delivery/responsif menyatakan kecepatan perusahaan mengantarkan barang dan jasanya kepada pelanggan. Suatu proses makin baik jika dapat melakukannya lebih cepat. Termasuk ke dalam pengertian responsif adalah fleksibilitas perusahaan dalam membuat barang dan jasa yang dibutuhkan pelanggan. Safety menyatakan tingkat keamanan dan keselamatan kerja bagi karyawan dan belakangan diperluas hingga keamanan dampak proses bagi lingkungan. Proses yang lebih aman harus terus diupayakan dalam perbaikan proses.

3. Efisiensi dan Efektivitas 

Efisiensi adalah ukuran tingkat penggunaan sumber daya dalam suatu proses.Semakin hemat/sedikit penggunaan sumber daya, maka prosesnya dikatakan semakinefisien. Proses yang efisien ditandai dengan perbaikan proses sehingga menjadi lebih murah dan lebih cepat. Efektivitas adalah ukuran tingkat pemenuhan output atau tujuan proses. Semakin tinggi pencapaian target atau tujuan proses maka dikatakan proses tersebut semakin efektif. Proses yang efektif ditandai dengan perbaikan proses sehingga menjadi lebih baikdan lebih aman. 

Tanggung Jawab Manajer Operasi

1. Menghasilkan barang dan jasa.

2. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi operasi dan sistem transformasi.

3. Mengkaji pengambilan keputusan dari suatu fungsi operasi.

Fungsi Produksi Dan Operasi                  

1. Proses produksi dan operasi.

2. Jasa-jasa penunjang pelayanan produksi.

3. Perencanaan

4. Pengendalian dan pengawasan.

Pengertian Profesional

Menurut Lysa Anggraeni dalam Dilihatya (2014). Profesional adalah sautu tuntutan bagi seseorang yang sedang mengemban amanahnya agar memperoleh proses dan hasil yang optimal. Sedangkan menurut Roy Suryo dalam Dilihatya (2014). Profesional adalah seseorang yang mendapat pengakuan dari seorang pelaku, bukan pengakuan publik atau lembaga terkait.

Tidak jauh berbeda, Hary Suwanda dalam Dilihatya (2014) mengatakan Profesional adalah seseorang yang ahli dibidangnya dan mengandalkan keahliannya dalam mata pencahariannya.

Jika kita lihat dalam Kamus Kata-Kata Serapan Asing Dalam Bahasa Indonesia, karangan J.S. Badudu (2003), definisi profesionalisme adalah mutu, kualitas, dan tindak tanduk yang merupakan ciri suatu profesi atau ciri orang yang profesional. Sementara kata profesional sendiri berarti (1) bersifat profesi (2) memiliki keahlian dan keterampilan karena pendidikan dan latihan, (3) beroleh bayaran karena keahliannya itu. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa profesionalisme memiliki dua kriteria pokok, yaitu keahlian dan pendapatan (bayaran). Kedua hal itu merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan. Artinya seseorang dapat dikatakan memiliki profesionalisme manakala memiliki dua hal pokok tersebut, yaitu keahlian (kompetensi) yang layak sesuai bidang tugasnya dan pendapatan yang layak sesuai kebutuhan hidupnya. Hal itu berlaku pula untuk profesionalisme guru. Profesional juga merupakan seseorang yang memiliki keahlian dalam suatu bidang dengan menguasai secara dalam , yang diakui oleh banyak orang sehingga dia mendapatkan amanah untuk mengemban keahlian tersebut (Lysa dalam Dilihatya: 2014,  Roy Suryo dalam Dilihatya: 2014, Hary Suwanda dalam Dilihatya (2014), dan Tanri Abeng dalam Dilihatya: 2014).

Operasional Kantor yang Profesional

            Profesionalisme suatu operasional kantor dapat dilihat dari staf dan orang-orang yang berkerja dalam suatu kantor. Orang-orang yang berkerja di dalamnya juga harus memiliki profesionalisme dalam melakukan kegiatan operasional.Jika hal tersebut berjalan dengan baik, maka kantor tersebut dapat dikatakan profesional. Mangkuprawira&Hubeis(2007) mengatakan profesional diartikan sebagai ciri-ciri kekuatan yang dimiliki seseorang berupa keahlian, kompetensi, kerja efisien, keterampilan, kualifaid-pandai, berpengalaman, dan sifat  mengagumkan.  Dalam konteks SDM,  manajemen profesionaladalah pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dalam pengembangan mutu SDM secara profesional. Lawannya adalah manajemen amatiran yang ciri-cirinya bertentangan dengan ciri-ciri manajemen profesional. 

Menurut Mangkuprawira & Hubeis (2007), ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan  manajerial yakni:

1)        Berbudaya korporat: transparansi, independensi,  responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.

2)        Dukungan manajemen puncak.

3)        Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.

4)        Berorientasi   ke masa depan dengan pendekatan holistik.

5)        Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.

6)        Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.

7)        Dilakukan secara terencana/terprogram.

8)        Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.

9)        Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki:

 a. Kompetensi atau keakhlian dan pengalaman panjang di bidangnya.

b. Sifat haus pada tantangan-tantangan.

c. Sikap dan ketrampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien.

d. Integritas tinggi.

e. Sifat menghargai profesi lain.

f. Sifat yang selalu siap menghadapi setiap resiko.

g. Bertanggungjawab atas setiap kata dan perbuatannya.

10)    Penggunaan teknologi tepatguna.

11)    Kepemimpinan dalam membangun komitmen.

12)    Partisipasi aktif semua anggota.

13)    Kerjasama Tim.

14)   Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).

15)   Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan bersinambung. 

Staf Profesional

Menurut Abdurokhman (2014) Staf professional berarti orang yang mampu bekerja dan menyelesaikan setiap tugas yang diberikan atasan dengan tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran, dengan menggunakan keahlian dan ketrampilan yang dimilikinya sehingga dapat memperingan tugas pimpinan. Staf yang professional sangat diperlukan dalam membantu pimpinan agar tugas pekerjaan pada setiap organisasi atau di dalam kantor dapat berjalan sesuai dengan rencana.

Pentingnya Staf dalam Organisasi

1. Kompleksitas pekerjaan pimpinan

Pekerjaan seorang pimpinan dalam suatu organisasi merupakan pekerjaan yang besar dan banyak menyita waktu.Tugas pokok setiap pimpinan pada organisasi adalah terwujudnya pencapaian tujuan organisasi yang dipimpinnya. Tujuan tersebut dapat dikelompokkan menurut tingkatannya, yaitu: Tujuan Stratejik (Strategic Goal), Tujuan Operatif(Operative Goal) dan tujuan/sasaran operasional (Operational Objective). Pencapaian tujuan-tujuan tersebut menjadi tugas dari setiap pimpinan sesuai dengan jenjangnya. Pimpinan Tingkat Atas(Top Manager) atau Eksekutif mempunyai tanggung jawab dalam pencapaian tujuan stratejik, Pimpinan Madya (Middle Manager) atau manajer untuk pencapaian tujuan operatif dan Pimpinan Pelaksana (Lower Manager) atau Supervisor untuk pencapaian sasaran operasional.

Perkembangan dunia yang penuh perubahan diperkirakan menyebabkan pelaksanaan tugas pimpinan semakin kompleks. Kompleksitas pelaksanaan tugas pimpinan tersebut semakin tinggi dengan berkembangnya organisasi modern yang ciri-cirinya menurut Siagian (1996) antara lain adalah:

a. Bentuk dan strukturnya semakin kompleks.Semakin berkembangnya suatu perusahaan maka perusahaan akan memiliki lebih banyak pekerja dan tugas yang harus dilakukan,sehingga bentuk dan struktur suatu perusahaan akan semakin kompleks.

b. Semakin besar organisasi,maka biaya yang dikeluarkan akan semakin besar. Semakin rumit dan beraneka ragamnya alat-alat serta sarana yang dipergunakan di dalam dan oleh organisasiyang bersangkutan;

d. Semakin cepatnya   pengolahan   data   cara   bekerja  akibat   pengaruh kemajuan  yang  diperoleh  dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Contohnya saja fasilitas internet yang memudahkan semua orang dalam berkomunikasi antar tempat, Negara , bahkan benua.

e. Semakin terbatasnya sumber-sumber yang dapat digali dan dimanfaatkan;

f. Semakin perlunya orientasi kepada efisiensi.Modernisasi memacu setiap perusahaan untuk bergerak secara cepat dan efisien. Untuk itu, setiap pekerjaan harus dilakukan dengan efektif dan efisien.

g.  Semakin meningkatnya kesadaran bahwa sebenarnya manusialah yang akan menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan.

2. Pentingnya Staf Sebagai Pembantu Pimpinan

Salah satu prinsip dalam manajemen modern adalah berorientasi pada pencapaian tujuan. Hasil kerja seorang pimpinan akan dapat dinilai dari kemampuannya dalam mewujudkan tujuan atau sasaran yang telah direncanakan. Dalam pencapaian tujuan dan sasaran tersebut seringkali dijumpai berbagai masalah salah satunya adalah ketidaksesuaian antara kenyataan dengan rencana yang telah dibuat. Oleh karena itu, staf sangat diharapkan sebagai pembantu pimpinan dalam memberikan bantuan berupa pikiran dan tenaga yang dapat membantu dalam mencapai tujuan perusahaan.Artinya peranan staf sangat penting dan mementukan dalam pelaksanaan tugas pimpinan mencapai keberhasilan sesuai tujuan yang telah ditetapkan. Bantuan yang dapat diberikan oleh staf antara lain adalah:

a.  Pengumpulan dan analisis data. Data merupakan salah satu sumber penting dalam sebuah perusahaan.Data dapat dikumpulkan maupun dianalisis sesuai dengan prosedur yang berlaku. Staf dapat melakukan pengumpulan dan menganalisis data.

b.  Pemberian rekomendasi/alternatif tindakan. Tidak jarang, perusahaan mengalami suatu kondisi yang memiliki pertimbangan sulit dalam menentukan keputusan. Staf dapat membantu memberi rekomendasi atau alternative tindakan saat mengalami kondisi tersebut.

c.  Sosialisasi kebijaksanaan pimpinan. Mensosialisasi kebijaksanaan pimpinan mungkin mudah dilakukan pada perushaan yang masih berskala kecil. Namun, hal tersebut agak sulit dilakukan dalam perusahaan yang sudah berskala besar. Staf dapat membantu melakukan sosialiasi kebijaksanaan pimpinan pada staf atau bawahan lain yang bersangkutan.

d.  Persiapan rencana dan pelaksanaannya. Staf dapat membantu pimpinan dalam hal perencanaan dan pelaksanaan untuk kelangsungan perusahaan.

e.  Pemantauan dan evaluasi kegiatan operasional.Kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional dapat dievaluasi dan dipantau oleh staf. Sedangkan kegiatan-legiatan yang bersifat managerial dapat dipantau langsung oleh pimpinan.

Inti yang dapat disimpulkan adalah staf professional adalah setiap orang yang bekerja pada suatu perusahaan (kantor) dan mampu melaksanakan setiap perintah atau tugas yang diberikan atasan dengan tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran dengan menggunakan keterampilan dan kemampuan  yang dimiliki sehingga dapat memperingan tugas pimpinan. Untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut diperlukan kreatifitas kemandirian, dan kedisiplinan yang tinggi sehingga setiap tugas yang diberikan bisa dikerjakan dengan baik tanpa harus bergantung pada pimpinan. 

Untuk menjadi staf profesional dibutuhkan dedikasi tinggi, dan kepedulian untuk melaksanakan tugas rutin yang terkesan membosankan menjadi pekerjaan yang menarik. Perlu ditegaskan bahwa peran staf adalah membantu pimpinan; membantu  memperlancar berbagai aspek administratif dan teknis kantor maupun aktivitas rutin yang menyangkut tugaskantor sehingga pimpinan bisa berkonsentrasi pada fungsi manajerial/kepemimpinannya.

kesimpulan

Kantor  memiliki banyak fungsi yang diantarannya adalah pencatatan, penyusunan dan yang lainnya.Kegiatan kantor memiliki beberapa jenis seperti menghimpun, mencatat dan jenis lainnya. Operasional adalah bidang manajemen yang mengkhususkan pada produksi barang, serta menggunakan alat-alat dan tekhnik-tekhnik khusus untuk memecahkan masalah-masalah produksi.  

Adapun komponen dari operasional kantor adalah Indikator Proses, Aktivitas manajemen, Efisiensi dan Efektivitas. Sedangkan professional adalah sautu tuntutan bagi seseorang yang sedang mengemban amanahnya agar memperoleh proses dan hasil yang optimal.  Jadi dapat disimpulkan Profesionalisme suatu operasional kantor dapat dilihat dari staf dan orang-orang yang berkerja dalam suatu kantor. Orang-orang yang berkerja di dalamnya juga harus memiliki profesionalisme dalam melakukan kegiatan operasional.

Jika hal tersebut berjalan dengan baik, maka kantor tersebut dapat dikatakan profesional. Salah satunya dapat dilihat dari staf yang professional.Adapun pengertian staf yang professional adalah Staf professional berarti orang yang mampu bekerja dan menyelesaikan setiap tugas yang diberikan atasan dengan tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran, dengan menggunakan keahlian dan ketrampilan yang dimilikinya sehingga dapat memperingan tugas pimpinan.

Daftar Pustaka

Abdurokhman. (2014). Kiat Menjadi Staf Profesional.Banyumas.

Abrams, R., & LaPlante, A. (2010). Passion to Profits.(Kusnandar, Trans.) Jakarta: Azkia Publlisher.

Dilihatya. (2014). Pengertian Profesional Menurut Para Ahli.http://dilihatya.com/2348/pengertian-profesional-menurut-para-ahli. Diakses Pada Tanggal: 10 Juni 2015 (23.30).

J.S Badudu.(2003).Kamus Kata-Kata Serapan Asing Dalam Bahasa Indonesia.Jakarta :Kompas

Laksmi, dll. (2008). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:Penaku.

Mangkuprawira, S., & Hubeis, A. V. (2007).Manajemen Mutu SDM. PT Ghalia Indonesia.

Safitri, N.R. (2013). Pengertian, Fungsi, Jenis dan Ciri Pekerjaan Kantor.http://risdans.blogspot.com/2013/11/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html. Diakses pada tanggal : 10 Juni 2015 (22:20)

Sedarmayanti.(2009). Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Kantor. Bandung:CV.Mandar Maju.

Sentika, Sarah. (2014). Jurnal Manajemen Operasional. Bandung.http://www.academia.edu/9593131/Jurnal_Manajemem_Operasional. Diakses pada tanggal : 10 Juni 2015 (23:05)

Sondang P.Siagian,(1996).Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta :Bumi Aksara